MẪU EMAIL GỬI ĐỐI TÁC BẰNG TIẾNG ANH
Kỹ năng viết email tiếng Anh đóng vai trò quan trọng trong môi trường làm việc quốc tế. Một email tiếng Anh chất lượng, cấu trúc rõ ràng sẽ phản ánh sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối tác, khách hàng. Dưới đây là một số mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh theo đúng chuẩn mà NativeX muốn chia sẻ, giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ.
NativeX – Học tiếng Anh online toàn diện “4 kỹ năng ngôn ngữ” cho người đi làm.
Với mô hình “Lớp Học Nén” độc quyền:
- Tăng hơn 20 lần chạm “điểm kiến thức”, giúp hiểu sâu và nhớ lâu hơn gấp 5 lần.
- Tăng khả năng tiếp thu và tập trung qua các bài học cô đọng 3 – 5 phút.
- Rút ngắn gần 400 giờ học lý thuyết, tăng hơn 200 giờ thực hành.
- Hơn 10.000 hoạt động cải thiện 4 kỹ năng ngoại ngữ theo giáo trình chuẩn Quốc tế từ National Geographic Learning và Macmillan Education.
Cấu trúc của một email gửi đối tác bằng tiếng Anh
→ Salutation & Greeting – Chào hỏi
- Bắt đầu email bằng một lời chào hỏi như: Dear [Tên Đối Tác],
- Sử dụng các từ lịch sự như “Dear,” hoặc “Respected,” tùy thuộc vào mối quan hệ với đối tác.
→ Opening comment – Hỏi thăm
- Bắt đầu bằng một lời hỏi thăm.
- Cho biết bạn đang nghĩ đến đối tác và muốn biết về tình hình của họ.
- Bổ sung một lời chúc tốt đẹp để tăng tính thân thiện.
→ Introduction – Lý do viết email
- Nếu bạn gặp đối tác lần đầu, bạn có thể giới thiệu bản thân ngắn gọn.
- Mô tả ngắn gọn về nội dung chính bạn muốn đề cập hoặc một tuyên bố cơ bản về mục đích của cuộc trao đổi.
→ Main point – Nội dung chính
- Nếu có sự liên lạc trước đó với đối tác, bạn có thể bắt đầu bằng một câu nhắc nhở nhẹ về cuộc gặp trước đó hoặc các thông tin trao đổi trước đó.
- Nếu bạn đang viết để yêu cầu thông tin, hỗ trợ, hoặc hành động cụ thể, đưa ra lời yêu cầu của bạn một cách rõ ràng và lịch sự.
- Nếu bạn đang cần sự hỗ trợ hoặc giúp đỡ từ đối tác, diễn đạt nó một cách chính xác và tôn trọng.
- Nếu có thông tin tích cực hoặc tiến triển tích cực, chia sẻ nó một cách tích cực.
- Nếu có tin tức không mong muốn, diễn đạt nó một cách nhẹ nhàng và chân thành.
⇒ Lưu ý rằng cố gắng sắp xếp nội dung chính thành các đoạn văn ngắn, dễ đọc, và sử dụng ngôn ngữ lịch sự và rõ ràng để truyền đạt ý.
→ Concluding sentence – Kết thúc email
- Tóm tắt một lần nữa ý chính hoặc mục đích của bạn trong email.
- Kêu gọi đối tác thực hiện một hành động cụ thể hoặc cung cấp phản hồi.
- Mục tiêu là kết thúc email một cách lịch sự và tạo điểm kết thúc mạnh mẽ, để đối tác có thể dễ dàng hiểu và phản hồi.
→ Signing off – Ký tên
- Đây là bước cuối cùng trong việc viết email, và nó thường được sử dụng để chọn lựa một lời kết thúc thích hợp.
- Nếu bạn cảm thấy cần thiết, bạn có thể bổ sung thông tin liên hệ của mình sau lời kết thúc.
- Lưu ý rằng việc chọn lựa lời kết thúc phụ thuộc vào mức độ quan hệ và tính chất của email. Mục tiêu là tạo ra một cảm giác kết thúc lịch sự và phù hợp với tình cảm giữa bạn và đối tác.
Một số từ vựng, cụm từ thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh
- Attached document (Tài liệu đính kèm)
- Please advise (Xin tư vấn)
- For your review (Để bạn xem xét)
- Regarding our meeting (Về cuộc họp của chúng ta)
- Action required (Yêu cầu hành động)
- As discussed (Như đã thảo luận)
- Thank you in advance (Cảm ơn bạn trước)
- In response to your inquiry (Đáp lại câu hỏi của bạn)
- Attached is the file (Đính kèm là tệp tin)
- Gentle reminder (Nhắc nhở nhẹ nhàng)
- Per your request (Theo yêu cầu của bạn)
- For your information (Cho thông tin của bạn (FYI))
- Please confirm receipt (Vui lòng xác nhận đã nhận được)
- To follow up (Để theo dõi)
- If you have any questions (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào)
- In case of any issues (Trong trường hợp có vấn đề nào)
- Your feedback is important (Phản hồi của bạn quan trọng)
- Per our agreement (Theo thỏa thuận của chúng ta)
- Attached herewith (Đính kèm ở đây)
- I appreciate your understanding (Tôi đánh giá cao sự hiểu biết của bạn)
- To finalize the details (Để hoàn thiện chi tiết)
- Just a quick note (Chỉ là một lưu ý nhanh)
- For your consideration (Để bạn xem xét)
- Looking forward to hearing from you (Mong đợi sự phản hồi từ bạn)
- In the meantime (Trong thời gian chờ đợi)
- I wanted to update you on (Tôi muốn cập nhật cho bạn về)
- Your assistance is appreciated (Sự giúp đỡ của bạn được đánh giá cao)
Hướng dẫn chi tiết cách viết email gửi đối tác bằng tiếng Anh
→ Chào hỏi
Đây là một phần quan trọng để tạo ra ấn tượng tích cực và bắt đầu email của bạn một cách lịch sự. Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể bắt đầu một email gửi đối tác:
Nếu bạn biết tên đầy đủ của đối tác:
- Dear Mr. Minh,
- Dear Ms. Thu,
Nếu bạn không biết tên cụ thể hoặc không chắc chắn về giới tính:
- To Whom It May Concern,
- Dear [Tên Công Ty],
Nếu bạn có mối quan hệ gần gũi hoặc đã trò chuyện trước đó:
- Hello [Tên],
- Hi [Tên],
Nếu bạn muốn thể hiện sự chân thành hoặc mối quan hệ thân thiện:
- Greetings,
- Warm greetings,
→ Mở đầu email bằng lời thăm hỏi
Phần này là nơi bạn có thể thể hiện sự quan tâm và tạo sự thoải mái trước khi bạn chuyển sang lý do viết email. Bạn có thể bắt đầu bằng những câu hỏi về sức khỏe và tình hình hiện tại. Dưới đây là một ví dụ cụ thể:
Hỏi sức khỏe :
- How are you doing? I hope this email finds you well. (Anh [hoặc Chị] đang thế nào? Mong rằng email này đến với anh [hoặc chị] khi mọi thứ đều tốt.)
- How have you been lately? I trust everything is going smoothly on your end. (Chào anh [hoặc chị], anh [hoặc chị] dạo này thế nào? Tôi tin rằng mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ với anh [hoặc chị].)
Lời cảm ơn trong bức thư hồi đáp:
- Thank you for your prompt response. It’s always a pleasure to hear from you. (Cảm ơn anh [hoặc chị] vì đã hồi đáp nhanh chóng. Luôn là niềm vui khi nhận được tin nhắn từ anh [hoặc chị].)
- Thank you for reaching out to us. We appreciate your quick reply. (Cảm ơn anh [hoặc chị] đã liên lạc với chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao sự hồi đáp nhanh chóng của anh [hoặc chị].)
→ Lý do viết email
Mô tả ngắn gọn về lý do bạn viết email và chỉ rõ mục đích chính của bạn trong email. Bạn có thể tham khảo các mẫu sau:
Giới thiệu vấn đề và nêu rõ mục đích:
- I am reaching out to address… (Tôi đang liên hệ để giải quyết về…)
- The purpose of this email is to discuss… (Mục đích của email này là để thảo luận về…)
- I am writing to inquire about… (Tôi viết để hỏi về…)
- The reason for my email is to request information regarding… (Lý do của email này là để yêu cầu thông tin liên quan đến…)
Chia sẻ ý tưởng:
- I have some exciting news to share with you regarding… (Tôi có một tin tức thú vị muốn chia sẻ với bạn về…)
- I wanted to update you on the progress of… (Tôi muốn thông báo với bạn về tiến triển của…)
- I thought it would be a good time to discuss… (Tôi nghĩ đây là thời điểm thích hợp để thảo luận về…)
→ Nội dung chính
# Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó
- Following up on our previous communication… (Theo dõi theo thông tin liên lạc trước đó của chúng ta…)
- In reference to our recent discussion… (Liên quan đến cuộc thảo luận gần đây của chúng ta…)
- As discussed in our last meeting… (Như đã thảo luận trong cuộc họp cuối cùng của chúng ta…)
- In continuation of our email exchange on… (Tiếp tục cuộc trao đổi email của chúng ta về…)
- Referring to our previous correspondence regarding… (Tham chiếu đến thư tín trước đó của chúng ta liên quan đến…)
- Picking up from where we left off in our last conversation… (Tiếp tục từ nơi chúng ta dừng lại trong cuộc trò chuyện cuối cùng của chúng ta…)
- As per our recent phone call… (Theo cuộc gọi điện gần đây của chúng ta…)
- In connection with our prior correspondence on the subject of… (Liên quan đến thư tín trước đó của chúng ta về chủ đề…)
# Đưa ra lời yêu cầu bằng tiếng Anh
- I would appreciate it if you could… (Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể…)
- Could you please provide more information on… (Bạn có thể cung cấp thêm thông tin về…)
- I would like to request your assistance with… (Tôi muốn yêu cầu sự giúp đỡ của bạn về…)
- Could you kindly provide more details on…? (Bạn có thể vui lòng cung cấp thêm chi tiết về… không?)
- I am writing to formally request permission to… (Tôi viết để chính thức yêu cầu sự cho phép để…)
- If possible, I kindly ask for an extension on the deadline due to… (Nếu có thể, tôi nhờ bạn gia hạn thời hạn do…)
- May I request a meeting to discuss…? (Tôi có thể yêu cầu một cuộc họp để thảo luận về… không?)
- I would be grateful if you could expedite the process of… (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể xúc tiến quá trình…)
# Đưa ra lời giúp đỡ
- If you need any assistance, feel free to reach out to me. (Nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ nào, hãy thoải mái liên lạc với tôi.)
- I am here to help, so please don’t hesitate to ask if you have any questions. (Tôi ở đây để giúp đỡ, vì vậy đừng ngần ngại hỏi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.)
- Should you require any further clarification, please let me know. (Nếu bạn cần bất kỳ sự làm sáng tỏ nào thêm, hãy cho tôi biết.)
- I would be happy to provide additional information or support if needed. (Tôi sẽ vui lòng cung cấp thông tin hoặc hỗ trợ thêm nếu cần.)
- Feel free to contact me if you have any concerns or need further guidance. (Hãy liên lạc với tôi nếu bạn có bất kỳ lo ngại nào hoặc cần hướng dẫn thêm.)
- I am at your disposal for any assistance you may require. (Tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn với bất kỳ sự giúp đỡ nào bạn có thể cần.)
- Don’t hesitate to let me know if there’s anything I can do to help. (Đừng ngần ngại cho tôi biết nếu có bất cứ điều gì tôi có thể làm để giúp đỡ.)
# Thông báo tin tốt
- I am delighted to inform you that… (Tôi rất vui mừng thông báo rằng…)
- I am thrilled to share the exciting news that… (Tôi rất hồi hộp khi chia sẻ tin vui rằng…)
- Great news! [Positive update or achievement] has been achieved… (Tin tốt! [Cập nhật tích cực hoặc thành tựu] đã được đạt…)
- I am pleased to let you know that we have successfully completed… (Tôi vui mừng thông báo rằng chúng tôi đã hoàn thành một cách thành công…)
- I have some positive news to report regarding… (Tôi có một số tin tốt để báo cáo về…)
- I am happy to report that we have achieved a major milestone in… (Tôi vui mừng báo cáo rằng chúng tôi đã đạt được một cột mốc quan trọng trong…)
- It is with great pleasure that I announce… (Với niềm vui lớn, tôi xin thông báo…)
# Thông báo tin xấu
- I regret to inform you that… (Tôi lấy làm tiếc khi thông báo rằng…)
- It is with a heavy heart that I must share the unfortunate news that… (Với trái tim nặng nề, tôi phải chia sẻ tin không may rằng…)
- I am sorry to report that there have been some setbacks in relation to… (Tôi xin lỗi khi báo cáo rằng đã có một số trở ngại liên quan đến…)
- Unfortunately, there have been complications in the process of… (Thật không may, đã có những vấn đề phức tạp trong quá trình…)
- I am saddened to inform you that we are facing challenges with… (Tôi buồn bã khi thông báo rằng chúng tôi đang đối mặt với khó khăn về…)
- Regrettably, there has been a downturn in the situation concerning… (Thật đáng tiếc, đã có sự suy thoái trong tình hình liên quan đến…)
- I must convey the disappointing news that… (Tôi phải truyền đạt tin đáng thất vọng rằng…)
- I wish I had better news, but unfortunately… (Tôi ước mình có tin tốt hơn, nhưng thật không may…)
→ Kết thúc email
Phần kết thúc của email là cơ hội để tóm tắt, tạo điểm nhấn cuối cùng, và xác nhận mong đợi từ đối tác hoặc người nhận. Dưới đây là một số mẫu câu cho phần kết thúc email:
- Thanks for your time. I am eager to hear your thoughts. (Cảm ơn bạn đã dành thời gian. Tôi mong đợi nghe ý kiến của bạn.)
- Feel free to reply with your feedback, or let’s schedule a call. Thanks for your consideration. (Hãy phản hồi với ý kiến của bạn, hoặc chúng ta có thể lên lịch một cuộc gọi. Cảm ơn bạn đã xem xét.)
- Looking forward to future collaboration. Appreciate your time. (Mong chờ sự hợp tác trong tương lai. Cảm ơn bạn đã dành thời gian.)
- Could you confirm your availability for a follow-up next week? Thanks for your cooperation. (Bạn có thể xác nhận khả dụng cho một cuộc họp theo sau vào tuần tới không? Cảm ơn bạn đã hợp tác.)
→ Ký tên
Khi bạn muốn ký tên để kết thúc một email trong tiếng Anh, có nhiều cách bạn có thể sử dụng tùy thuộc vào mối quan hệ với người nhận. Dưới đây là một số cách phổ biến:
Khi bạn muốn làm cho lời kết thúc trở nên lịch sự và trang trọng:
- Best regards,
- Sincerely,
- Yours faithfully,
- Respectfully,
Khi bạn muốn thể hiện sự gần gũi hơn:
- Kind regards,
- Warm regards,
- Best,
- Cheers,
Một số lưu ý nhất định phải biết khi viết email gửi đối tác bằng tiếng Anh
Việc viết email gửi đối tác bằng tiếng Anh đòi hỏi sự chính xác và tôn trọng để truyền đạt thông điệp của bạn một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi bạn viết email gửi đối tác:
- Không viết tắt: Tránh viết tắt từ và cố gắng sử dụng từ nguyên mẫu để đảm bảo rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Tránh từ thông tục và tiếng lóng: Sử dụng ngôn từ chính thức và tránh sử dụng các từ thông tục, tiếng lóng trong email chuyên nghiệp.
- Sử dụng “would like” thay vì “want”: Đối với ngôi thứ nhất, hãy sử dụng “would like” thay vì “want” để làm cho câu trở nên lịch sự hơn.
- Tránh sử dụng “should” cho ngôi thứ hai: Không nên sử dụng “should” khi gửi email đối với người đọc ở ngôi thứ hai. Thay vào đó, sử dụng lời khuyên mềm mại hơn.
- Lễ độ và tôn trọng: Bắt đầu email bằng cách sử dụng “Dear” và thể hiện lòng lễ độ khi cần yêu cầu bằng cách sử dụng từ như “please.”
- Viết ngắn gọn và rõ ràng: Giữ email ngắn gọn nhưng đảm bảo rằng thông điệp của bạn đủ rõ ràng và chi tiết.
- Sử dụng dấu chấm câu chính xác: Đảm bảo rằng bạn sử dụng chính xác các dấu chấm câu như chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm để làm cho văn bản dễ đọc và hiểu.
- Tránh lỗi văn phạm và chính tả: Kiểm tra email của bạn để đảm bảo không có lỗi văn phạm và chính tả, điều này giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
- Tránh lỗi mơ hồ: Sử dụng từ đơn giản để tránh hiểu lầm và mơ hồ. Tránh sử dụng từ ngữ chuyên ngành khi không cần thiết.
- Kết thúc email một cách lịch sự: Sử dụng các biểu thức như “Regards,” “Best Regards,” hoặc “Sincerely Yours” tùy thuộc vào ngữ cảnh và mục đích của email.
Một số email mẫu gửi đối tác bằng tiếng Anh
- Hỏi về thông tin sản phẩm
Dear [Tên Đối Tác],
I trust this email finds you well. My name is [Tên Của Bạn], and I am from [Công Ty Của Bạn]. We are interested in learning more about your products, specifically [Tên Sản Phẩm hoặc Dịch Vụ]. Could you please provide us with detailed information, including pricing, specifications, and any available discounts for bulk orders?
We appreciate your prompt response and look forward to the possibility of collaboration.
Best regards,
[Tên Của Bạn]
Dịch nghĩa:
Kính gửi [Tên Đối Tác],
Tôi hy vọng bạn đang khỏe mạnh. Tôi là [Tên Của Bạn], đến từ [Công Ty Của Bạn]. Chúng tôi quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về sản phẩm của bạn, đặc biệt là [Tên Sản Phẩm hoặc Dịch Vụ]. Bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết, bao gồm giá cả, thông số kỹ thuật và bất kỳ chiết khấu nào cho đơn đặt hàng số lượng lớn không?
Chúng tôi đánh giá cao sự phản hồi của bạn và mong chờ có cơ hội hợp tác.
Trân trọng,
[Tên Của Bạn]
- Đề xuất họp gặp
Dear [Tên Đối Tác],
I hope this email finds you in good health. We are interested in exploring potential areas of collaboration between our companies. To discuss this further, we would like to propose a meeting at your earliest convenience. Are you available for a brief meeting next week to exchange ideas and explore mutual opportunities?
Kindly let us know your availability, and we will arrange the meeting accordingly.
Best regards,
[Tên Của Bạn]
Dịch nghĩa:
Kính gửi [Tên Đối Tác],
Tôi hy vọng email này đến được khi bạn đang khỏe mạnh. Chúng tôi quan tâm đến việc khám phá những lĩnh vực tiềm năng hợp tác giữa hai công ty chúng ta. Để thảo luận về điều này thêm, chúng tôi muốn đề xuất một cuộc họp vào thời điểm thuận lợi nhất của bạn. Bạn có thể sẵn sàng tham gia cuộc họp ngắn trong tuần tới để trao đổi ý kiến và khám phá cơ hội chung không?
Vui lòng cho chúng tôi biết sự sẵn sàng của bạn và chúng tôi sẽ sắp xếp cuộc họp phù hợp.
Trân trọng,
[Tên Của Bạn]
- Đánh giá về sự hợp tác
Dear [Tên Đối Tác],
I trust you are doing well. I wanted to express our sincere appreciation for the collaboration between our companies on [Dự Án hoặc Sản Phẩm Cụ Thể]. The teamwork and dedication from both sides have been instrumental in achieving our shared goals.
We look forward to continued success and future collaborations. Thank you for your ongoing partnership.
Best regards,
[Tên Của Bạn]
Dịch nghĩa:
Kính gửi [Tên Đối Tác],
Tôi tin rằng bạn đang có những ngày tốt lành. Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với sự hợp tác giữa công ty chúng tôi trong dự án [Dự Án hoặc Sản Phẩm Cụ Thể]. Tinh thần đồng đội và sự cống hiến của cả hai bên là công cụ giúp chúng tôi đạt được các mục tiêu chung.
Chúng tôi mong đợi sự thành công liên tục và những hợp tác trong tương lai. Cảm ơn bạn vì sự hợp tác tích cực.
Trân trọng,
[Tên Của Bạn]
Viết email tiếng Anh thương mại một cách chuẩn mực và chuyên nghiệp không phải là điều quá khó khăn. Bạn có thể áp dụng các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh thông dụng mà NativeX đã tổng hợp để viết email giao tiếp với khách hàng và đối tác một cách tinh tế và chuyên nghiệp.
NativeX – Học tiếng Anh online toàn diện “4 kỹ năng ngôn ngữ” cho người đi làm.
Với mô hình “Lớp Học Nén” độc quyền:
- Tăng hơn 20 lần chạm “điểm kiến thức”, giúp hiểu sâu và nhớ lâu hơn gấp 5 lần.
- Tăng khả năng tiếp thu và tập trung qua các bài học cô đọng 3 – 5 phút.
- Rút ngắn gần 400 giờ học lý thuyết, tăng hơn 200 giờ thực hành.
- Hơn 10.000 hoạt động cải thiện 4 kỹ năng ngoại ngữ theo giáo trình chuẩn Quốc tế từ National Geographic Learning và Macmillan Education.
Tác giả: NativeX
